Cómo elegir un checador digital: seis preguntas antes de contratar

Desde el 1 de enero de 2027, la ley obliga a llevar un registro electrónico de la entrada y la salida de cada trabajador. Eso va a llenar tu bandeja de ofertas de checadores digitales, y casi todos van a decir lo mismo: fácil, en la nube, cumple la ley.

Esta guía es para separar lo que importa de lo que se ve bien en una demo. Son seis preguntas. Llévalas a cada presentación, incluida la nuestra.

1. ¿Entiende el turno nocturno?

Es la prueba más rápida, y muchos sistemas la reprueban.

Alguien entra a las 22:00 del lunes y sale a las 6:00 del martes. Eso es una jornada. Pero un sistema que asigna cada marca al día del calendario ve otra cosa: una entrada el lunes sin salida, y una salida el martes sin entrada. Resultado: dos jornadas incompletas, faltas que no existieron y horas mal contadas.

Lo que tienes que buscar:

• Que la jornada sea un dato, no la fecha de la marca. El sistema debe saber a qué jornada pertenece cada entrada y cada salida.
• Una hora de corte configurable: la hora a la que empieza «el día de trabajo» (por ejemplo, las 5:00 de la mañana).
• Que una salida con el turno todavía abierto cuente para ese turno. Si alguien sale a las 6:10 y su turno empezó la noche anterior, esa salida es de su turno, no de un día nuevo.

Pregunta en la demo: «Enséñame a alguien que entra a las 22:00 y sale a las 6:10 del día siguiente. ¿Cuántas jornadas ves?»

2. ¿La evidencia se puede alterar?

Un registro de asistencia no es un reporte: es una prueba. En un juicio por horas trabajadas, la carga de probar la jornada es de la empresa (artículo 784 de la Ley Federal del Trabajo). Y la primera pregunta de la otra parte va a ser: «¿cómo sé que nadie cambió esto?».

Si un administrador puede abrir una marca y cambiarle la hora, esa pregunta no tiene buena respuesta.

Lo que tienes que buscar:

• Que las marcas no se puedan editar ni borrar, ni siquiera por un administrador.
• Que las correcciones se agreguen como un registro nuevo, con motivo, autor y fecha, y que el original se quede a la vista.
• Una bitácora de quién hizo qué y cuándo.
• Que puedas descargar el registro por persona y por periodo, listo para entregarlo.

Pregunta en la demo: «Corrige esta marca. Ahora enséñame dónde quedó la original.»

3. ¿Sirve a quien no tiene teléfono inteligente?

Muchos checadores digitales dan por hecho que toda tu gente tiene un teléfono con datos y espacio para una app. Si una parte de tu plantilla no lo tiene, el registro de esas personas queda con huecos, y un registro con huecos no lo puedes presentar completo.

Lo que tienes que buscar:

• Una forma de marcar sin app y sin datos, por ejemplo con una llamada desde un número autorizado.
• Que todas las formas de marcar dejen el mismo registro y se juzguen con las mismas reglas.

Un matiz honesto: una llamada desde el celular personal identifica a la persona, pero no prueba dónde estaba. Si necesitas probar presencia en el sitio, lo que la prueba es una llamada desde el número fijo de ese centro de trabajo. Pregunta cómo maneja eso cada proveedor.

Pregunta en la demo: «¿Cómo marca alguien con un teléfono sencillo y sin saldo de datos?»

4. ¿Te encierra en un aparato?

Hay checadores que dependen de un reloj de huella o de un aparato propio del proveedor. Funcionan, pero te atan: si el aparato falla, nadie marca; si cambias de proveedor, el aparato se queda en la pared; y si tienes varios centros, necesitas uno en cada uno.

La STPS anunció libertad tecnológica para cumplir con el registro: no hay un aparato obligatorio. Aprovéchala.

Lo que tienes que buscar:

• Varias formas de marcar: llamada, app en el teléfono, tableta en la entrada, panel. Que puedas combinarlas según cada centro de trabajo.
• Equipo que puedas comprar en cualquier lado, si es que necesitas alguno.
• Que tus datos salgan contigo: que puedas descargar el registro completo en un formato que se pueda leer sin el sistema del proveedor.

Pregunta en la demo: «Si mañana cancelo, ¿qué me llevo y en qué formato?»

5. ¿Las reglas cambian con su fecha?

La jornada máxima en México baja de 48 a 40 horas, dos horas cada año, de 2026 a 2030. Un checador que tiene el tope escrito a mano se equivoca cada 1 de enero, y uno que recalcula una semana vieja con la regla de hoy da resultados falsos en cualquier revisión.

Lo que tienes que buscar:

• Que el tope semanal tenga fecha de vigencia y cambie solo.
• Que cada día se mida con la regla vigente en esa fecha.
• Que separe horas ordinarias y extra contando la semana completa.

Pregunta en la demo: «¿Qué pasa con este turno el 1 de enero de 2027?»

6. ¿Qué hace cuando algo no cuadra?

Aquí se nota cómo piensa el proveedor. Alguien marca desde el teléfono, pero fuera del área de su centro de trabajo: quizá estaba en la puerta, quizá el GPS falló. ¿El sistema rechaza la marca o la registra y avisa?

Rechazar parece más seguro, pero puede dejar sin registro a alguien que sí trabajó. Y una falta falsa sale mucho más cara que una alerta de más: termina en un descuento injusto, un acta o un juicio.

Sobre la biometría (rostro, voz, huella): son datos personales sensibles. La ley de protección de datos (LFPDPPP) pide consentimiento expreso de cada persona. Pregunta cómo se pide ese consentimiento y qué pasa con quien no lo da.

Lo que tienes que buscar:

• Que puedas decidir si una marca dudosa se rechaza o se registra con alerta, de preferencia centro por centro.
• Que las alertas no se cierren solas: que alguien tenga que revisarlas.
• Consentimiento claro para cualquier dato biométrico.

Una lista para llevar a la demo

• Un turno de 22:00 a 6:10 aparece como una jornada.
• Una marca corregida deja la original a la vista.
• Alguien sin teléfono inteligente puede marcar.
• No dependo de un aparato del proveedor.
• Me puedo llevar mis datos si cancelo.
• El tope de horas cambia con su fecha.
• Puedo elegir entre rechazar o registrar y avisar.
• Hay consentimiento para la biometría.

Dónde queda Puntualiza

Puntualiza nació de un despacho laboralista, Bolaños Abogados, y un equipo de ingeniería, y se diseñó pensando primero en la evidencia. Así contesta su herramienta de Asistencia estas preguntas:

• Turnos nocturnos: la jornada es un dato, con hora de corte configurable (las 5:00, si no dices otra) y la salida con turno abierto cuenta para ese turno.
• Evidencia: las marcas no se editan ni se borran; las correcciones se agregan con motivo y autor, y quedan a la vista.
• Sin teléfono inteligente: se marca con una llamada desde un número autorizado. También hay app, kiosco y panel, con las mismas reglas.
• Sin aparato propio: el kiosco es una tableta que compra tu empresa; lo descargas todo por periodo.
• Reglas con fecha: el tope de horas cambia con su vigencia, sin desarrollos nuevos.
• Marcas fuera del área: tú decides, centro por centro, si se rechazan o se registran con alerta. Nuestra recomendación es registrar y avisar.

Y lo que hoy no hace: no se conecta a los relojes checadores que ya tengas instalados. Si eso es indispensable para ti, dínoslo en la demo.

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