Expediente laboral: qué documentos debe tener y cuánto tiempo guardarlos

El día que un trabajador te demanda, la pregunta no es si tienes la razón. Es si lo puedes probar. Y casi todo lo que necesitas para probarlo vive, o debería vivir, en un lugar: su expediente laboral.

Aquí va qué documentos debe tener ese expediente, cuánto tiempo se guardan y por qué, en un juicio, a la empresa le toca demostrar.

Qué es el expediente laboral

Es el conjunto de documentos de cada persona que trabaja contigo: cómo entró, en qué condiciones, qué firmó, qué se le pagó y qué pasó durante la relación. No es una carpeta por área ni un correo con adjuntos: es un expediente por persona, completo y fácil de encontrar.

Sirve para tres cosas:

• Cumplir con lo que la Ley Federal del Trabajo (LFT) obliga a conservar.
• Operar: saber qué falta, qué vence y qué hay que renovar.
• Defenderte si hay una inspección o un juicio.

Los documentos que debe tener

Los que pide la ley

• El contrato de trabajo por escrito. El artículo 24 de la LFT pide que las condiciones de trabajo consten por escrito cuando no hay un contrato colectivo aplicable, en al menos dos ejemplares: uno para cada parte. Un contrato que sólo firmó la empresa, o del que el trabajador no tiene copia, es un contrato débil.
• Lo que los artículos 804 y 805 obligan a conservar: los contratos individuales, las listas de raya o de nómina, los controles de asistencia y los comprobantes de pago. El artículo 804 dice además que esos documentos se tienen que poder exhibir en juicio.

Los de identificación y alta

Lo habitual es que el expediente incluya:

• Acta de nacimiento.
• CURP.
• RFC.
• Número de Seguridad Social (NSS).
• Comprobante de domicilio.
• Identificación oficial.

Los de la relación de trabajo

• Aviso de privacidad firmado. Los datos de tu gente son datos personales, y la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDPPP) pide informar cómo se tratan.
• Reglamento interior de trabajo, con el acuse de que la persona lo recibió.
• Convenios y cambios de puesto, cada uno firmado.
• Actas administrativas, si las hubo.
• El registro de su jornada. Desde el 1 de enero de 2027, además, es obligatorio llevarlo de forma electrónica.

Los que dependen del puesto

Aquí está lo que más se olvida. No todos los puestos piden lo mismo:

• Un chofer necesita su licencia vigente.
• Un puesto de salud, su cédula.
• Muchos puestos piden exámenes médicos o constancias de capacitación.

Y varios de esos documentos vencen. Una licencia vencida en el expediente es casi lo mismo que no tenerla.

Cuánto tiempo se guardan

Los artículos 804 y 805 obligan a conservar estos documentos. La lectura con la que trabajamos es que el plazo mínimo es de un año después de que termina la relación de trabajo. Hay quien sostiene que son cinco años, y además el plazo puede cambiar según el tipo de documento: no es lo mismo un control de asistencia que un aviso de privacidad firmado.

Mientras eso se aclara para tu caso, tres reglas prácticas:

1. La baja de una persona no es el fin de su expediente. Se archiva, no se tira.
2. No destruyas nada sin revisar el plazo con tu abogado.
3. Si tu gente rota mucho, el archivo crece cada mes. En papel, eso se vuelve un problema de espacio y de búsqueda.

Por qué en un juicio la carga de la prueba es del patrón

En un juicio, la carga de la prueba es la obligación de demostrar lo que se afirma. Y en materia laboral, el artículo 784 de la LFT pone buena parte de esa carga en la empresa.

En la práctica: si un trabajador dice que trabajó horas extra que no se le pagaron, no le toca a él probar que las trabajó. Te toca a ti probar cuántas trabajó y cuánto se le pagó. Lo mismo con su contrato, su salario o su jornada.

Por eso un documento que no existe, que no está firmado o que no encuentras no te defiende. Lo que no presentas, para el juicio, es como si no hubiera pasado.

Los problemas más comunes

• Contratos sin firmar, o firmados sólo por la empresa.
• Documentos vencidos que nadie renovó.
• Expedientes repartidos entre carpetas, correos y el cajón de alguien.
• Expedientes que se tiran cuando la persona se va.
• Versiones que se sobrescriben: el documento nuevo reemplaza al viejo y ya no sabes qué había firmado antes.

Cómo armar un expediente que sí te defienda

1. Define qué documentos pide cada puesto, incluidos los que vencen.
2. Revisa persona por persona qué falta y ponle fecha.
3. Firma con las dos partes y entrega su ejemplar al trabajador.
4. Pon recordatorios antes de cada vencimiento.
5. Conserva todo, también de quien ya se fue, en un solo lugar.

Cómo lo resuelve Puntualiza

La herramienta de Expedientes de Puntualiza está diseñada con abogados laboralistas para que cada expediente esté completo antes de que te lo pidan:

• Defines qué documentos pide cada puesto y ves, persona por persona, lo que falta.
• Te avisa antes de que algo venza: contratos temporales, exámenes médicos y constancias.
• El contrato sale del machote del puesto y lo firman las dos partes en línea. Cada convenio o cambio de puesto se agrega al mismo expediente.
• Cargas los expedientes digitales que ya tienes durante la implementación. Digitalizar un archivo en papel se cotiza aparte.
• Comparte la plantilla con Asistencia: la persona del expediente es la misma que marca su jornada, y la capturas una sola vez.

Revisa los precios o agenda una demo con tus puestos en la mano.